Für ein erfolgreiches Gespräch ist gute Vorbereitung unerlässlich. Wer keine Ahnung hat, mit wem er es als Gesprächspartner zu tun hat oder worum es in dem Gespräch gehen soll, wird höchstens einen schlecht organisierten Eindruck hinterlassen, aber kein Gespräch führen können. Nehmen Sie sich daher im Vorfeld genügend Zeit, um eine entsprechende Recherche zu betreiben: Mit wem werden Sie sprechen? Was wird während des Gesprächs thematisiert? Mit der passenden Vorbereitung können Sie bösen Überraschungen aus dem Weg gehen und sich stattdessen professionell präsentieren.
Machen Sie sich Ihre Ziele klar.

Gehen Sie beispielsweise in eine Verhandlung oder zu einem wichtigen Kundentermin, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie von dem Gespräch erwarten. An diesen Zielen sollten Sie sich auch während des gesamten Gesprächs orientieren. Das ermöglicht es Ihnen, frühzeitig einzugreifen, sollte das Gespräch sich in eine falsche Richtung entwickeln oder das Thema zu sehr auf Nebensächlichkeiten abdriften. Nur wenn Sie Ihre Ziele vor Augen haben, können Sie diese auch aktiv verfolgen und überlassen es nicht dem Zufall.

• Führen Sie einen Dialog.

Und zwar einen echten. Eine gute Konversation ist nichts Einseitiges. Und es liegt an Ihnen, zu verhindern, dass das Gespräch sich so entwickelt. Fällt Ihnen auf, dass Sie seit geraumer Zeit nur noch selbst und über sich reden, geben Sie Ihrem Gegenüber bitte die Chance, selbst zu Wort zu kommen – oder stellen Sie Fragen (Gute Einstiegsfragen zum Anwärmen und Auflockern finden Sie auch in diesem Gratis-PDF zum Herunterladen). Andersherum funktioniert das natürlich genauso: Wenn Sie das Gefühl haben, kaum etwas zum Gespräch beizutragen, werden Sie aktiv und bringen Sie sich ein. Nur wenn beide Seiten etwas beitragen, kann aus einem Monolog ein Dialog werden.    

• Stellen Sie die richtigen Fragen.

Durch geschickte Fragen können Sie jedes Gespräch lenken, denn wer fragt, der führt bereits. (Nach) Fragen lassen sich zudem dazu nutzen, Interesse an einem bestimmten Punkt zu signalisieren. Und schließlich erfüllen Fragen natürlich auch noch ihren ursprünglichen Zweck: Sie fördern den Informationsaustausch und das gegenseitige Verständnis. Nutzen Sie also möglichst oft und gezielt Fragen bei der Gesprächsführung.

Gesprächsführung Fragetechnik: Wer fragt, der führt

•  Vermitteln Sie Glaubwürdigkeit.

Die Basis eines ehrlichen Gesprächs ist immer Vertrauen. Ob in einem Vorstellungsgespräch, einer Gehaltsverhandlung oder auch beim Small Talk – wenn Sie das Gefühl haben, Ihnen wird etwas vorenthalten oder Sie werden möglicherweise hintergangen, wird Ihr Misstrauen den weiteren Gesprächsverlauf prägen. Sie werden vorsichtiger mit dem, was Sie sagen und preisgeben. So ergeht es allen anderen aber auch. Deshalb ist es wichtig, ehrlich und authentisch zu bleiben – erst recht, wenn Sie den Dialog lenken wollen.    

• Werden Sie persönlich

Das klingt auf den ersten Blick negativ und beleidigend, ist aber positiv gemeint: Es geht natürlich nicht darum, Ihr Gegenüber persönlich anzugreifen. Vielmehr sollten Sie im Gespräch auf allgemeine Floskeln und Blabla verzichten und Ihren Gesprächspartner persönlich ansprechen. Es geht darum, sein Gegenüber in den Mittelpunkt zu rücken und Gemeinsamkeiten zwischen den Gesprächspartnern zu entdecken. Interessieren Sie sich also wirklich für sie oder ihn – für das, was er oder sie sagt oder gerade fühlt.    

• Seien Sie unvoreingenommen

Die Kollegen haben bereits von dem schrecklichen Kunden berichtet, oder der Vorgesetzte gilt als besonders unnachgiebig, wenn es um Gehaltsverhandlungen geht. Gehen Sie mit solchen Gedanken in ein Gespräch, ist eine verschlossene und verhaltene Atmosphäre wahrscheinlich. Besser ist, Sie machen sich selbst ein Bild von Ihrem Gesprächspartner. Stempeln Sie niemanden voreilig ab oder stecken ihn in eine bestimmte Schublade, nur weil andere es tun. Wenn Sie sich Ihre Offenheit bewahren, wird auch Ihr Gegenüber Ihnen mit mehr Offenheit begegnen.

• Verhalten Sie sich respektvoll.

Für die Gesprächsführung gibt es Verhaltensregeln, an die Sie sich halten sollten, um sich selbst nicht in ein schlechtes Licht zu rücken. Selbst in einer hitzigen Debatte ist es ein Tabu, Ihr Gegenüber anzugreifen. Versuchen Sie ruhig und freundlich zu bleiben und argumentieren Sie weiterhin sachlich. Sie können die Einstellung oder Meinung des anderen kritisieren, nicht jedoch seine Person. Zum respektvollen Umgang gehört es auch, sich gegenseitig ausreden zu lassen. Dem anderen mit einem „So ein Schwachsinn!“ ins Wort zu fallen, hat noch nie zu einem besseren Ergebnis geführt.

• Akzeptieren Sie Kritik.

Für ein gutes Gespräch ist es keine Voraussetzung, dass alle Beteiligten der gleichen Meinung sind, im Gegenteil: Es kann viel anregender sein, einen neuen Blickwinkel zu bekommen – nicht zuletzt, um die eigene Perspektive zu prüfen. Sie sollten daher bereit sein, konstruktive Kritik anzunehmen. Sehen Sie die Kritik nicht als Angriff, sondern nutzen Sie die An und Einsichten, um Ihre eigene Meinung entweder zu ergänzen oder zu festigen. Lediglich destruktive Kritik und Gemecker können und sollten Sie ignorieren und überhören.

•  Hören Sie aktiv zu.

Apropos hören: Zuhören ist nichts Passives. Es geht nicht darum, einfach darauf zu warten, selbst wieder reden zu können. Das aktive Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil der Gesprächsführung. Nur wenn Sie sich auf das einlassen, was Ihr Gegenüber sagt, können Sie auch wirklich verstehen, was gemeint ist. Zum aktiven Zuhören zählt neben dem Lauschen der Worte auch das Beobachten der Körpersprache. Unbewusst wird Ihr Gesprächspartner Signale senden, die Ihnen entgehen können, wenn Sie abschalten, statt sich zu konzentrieren. Während Sie nichts sagen, können Sie so dennoch am Gespräch teilnehmen: Zeigen Sie weiterhin durch Gesten und Körpersprache, dass Sie aufmerksam sind und den anderen ernst nehmen.

• Fassen Sie das Gesagte zusammen.

Es ist nicht nur ein gelungener Abschluss des Gesprächs, wenn die Kernpunkte noch einmal zusammengefasst werden. Auch Zwischenergebnisse lassen sich so als gemeinsame Basis verbalisieren. Bei Verhandlungen können dies insbesondere jene Punkte sein, auf die Sie sich bereits einigen konnten oder in einem Kundengespräch die Leistungen, die Ihr Unternehmen zu welchen Konditionen erbringen wird. Dies verhindert Missverständnisse, die ansonsten vielleicht unentdeckt geblieben wären.

• Extra-Tipp: Vertagen Sie das Gespräch

Es gibt Gespräche, die führen nicht gleich beim ersten Anlauf zum gewünschten Erfolg. Bevor sich die Parteien aber in Anfeindungen und Schuldzuweisungen verzetteln, sollten Sie das Gespräch lieber vertagen und einen neuen Termin finden. Das bietet allen die Gelegenheit, den bisherigen Verlauf zu überdenken, die Gemüter abzukühlen und mit frischer Energie und besserer Laune nach einer gemeinsamen Lösung zu suchen.